[第四回]勢いで早朝会議やってみた。

導入

早朝会議、知ってますか？

あの下着メーカーで有名なトリンプが実施している、超生産的な会議です。

早朝会議は、トリンプが20年をかけて蓄積したノウハウで、

残業を禁止しながら、売り上げ5倍(100億から500億)を達成したスゴい会議なんです。

そのうえ、バックオフィスで働く人数を40％削減したというから驚きです。

私もサラリーマンですので、売り上げのことももちろんですが、なんといっても

残業したくない。

これは、私も早朝会議を実践してみるしかありません。

さっそく早朝会議をやってみました。

(あとでわかることですが、早朝会議の内容をよく知らないまま実施することになります)

実際にやってみた

- 朝です。AM5:00です。

普段だったら、あと2〜3時間は夢を見ています。

空がまだ暗いのに起きないといけない。早くも心が折れそうです。

このときフレックス退社の7文字が頭をよぎったことは言うまでもないと思います。

- それでもなんとか出社。

つらいですが、今日は早朝会議のスゴさを実感し、残業をなくすためにきています。

- AM7:00 会議を開始。

本日の議題は「今後のメルマガの題材」について。

今後のメルマガの行方を占う議題なので、自然と気合が入るだろう（とこのときは想像していました）。

やってみて分かった、メリットとデメリット

実際に、早朝会議をやってみたメリットとデメリットを書いていきます。

・メリット

1. 会議室に困らない

2. 決定事項をその日のうちに実行できる

3. 会議後のエンペラータイム(一人の作業時間)が確保できる

（出席者の長◯さんは、もはや「3」がやりたくて来ていると明言していました）

・デメリット

1. ねむい。とにかくねむい。

2. 議論が思ったように進まない

3. 早朝すぎて、まだ家にいる感覚から切り替えられていない

結論を言うと、早朝会議の知識を入れないまま実践してしまったことは

大失敗でした。

いくつかメリットもありますが、会議を開始しても頭を切り替えられず、

結果として非効率な会議になってしまったと思います。

トリンプの早朝会議とは・・・？

一方トリンプでは、以下を目的として早朝会議を実施しているようです。

・即断即決の場をつくること

約1時間ほどの会議で、40にも登る議題に対して解決案と期限、担当者を決定する。

会議で行うべきは、解決案を作成し、実行する担当者を決め、デッドラインを決めることであり、問題を解決へと導くきっかけを作ること。

出典：http://business.nikkeibp.co.jp/article/manage/20091218/211692/?P=3

結果として、早朝会議が終わると、出席していたメンバーが皆「いつまでに、何をしなければならないか」を明確に持っている。

参考：http://papativa.jp/archives/000015.html

→多くの担当者を出席させるために「早朝」に会議を行い、

　短時間のうちに課題に答えを出していきます。

加えて、以下のルールを設けることで、早朝会議の効果を向上させています。

・問題解決のデッドラインは、翌日の早朝会議

早朝会議で決定したアクションの期日は、翌日の早朝会議と決まっている。

デッドラインが１週間先になれば、担当者は２、３日はのんびりして、４日目くらいから本気になる。それが人間です。案件にもよりますが、基本は、問題はすべて翌日には解決する。

出典：http://www.takarabe-hrj.co.jp/weekly/No.509.pdf

→早朝にアクションを決定することで、作業時間を丸１日確保し、

　その１日で作業をやりきります。

まとめると、早朝会議のポイントは、

・１日の始まりに、課題に対してとるべきアクションを明確に決定し共有する

・課題の解決案を、当日中に徹底して実施する

ことにより、

「課題の解決スピード（生産性）を劇的に上げる」

点にありました。その結果として、残業を禁止することができたようです。

・・・

はい。早朝会議を甘く見ていました。

しかも、朝7:00はやりすぎでした。

トリンプでは、30分～1時間ほど前に出社し、その短時間ですべての課題を

解決するとのことです。当社は始業時間が10:30なので、朝9:30～10:00に

開始するとちょうど良いかもしれませんね。

上で述べた早朝会議のデメリットは、私の実施方法が悪かったようです。

今回、勢いで早朝会議をしてしまったことを、深く反省しております。

各企業の取り組み

さて、今回はトリンプの「早朝会議」について取り上げましたが、

他の企業も一風変わった面白い取り組みを行っていますので、ここでご紹介します。

・Amazon Japan

社内会議ではパワーポイントを使わない

→社内向けのプレゼンの目的は、その内容の検討にある。

　そのため、装飾やアニメーションの多いパワーポイントは不要。

・Google

「オフィスアワー」を設定する

→１日のうち１～２時間ほど、会議の依頼なしで相談ができる時間をつくり、予定をあけておく。

　※特に管理職の方が実施すると声をかけやすくなる

・日産

議事録をつくらない

→会議の進行にホワイトボードや付箋を利用し、その写真を撮るだけで議事録になる。

　そのため、議事録をまとめる作業が不要になる。

・楽天

会議で行うのは、資料の不明点の確認だけ

→会議で使用する資料は、前日の17時までに配布した状態で会議に臨む。

　結果として、会議中に資料の説明時間が不要になる。

・CROOZ

Barスペースでミーティング

→BARやカフェのようなリラックスできる空間でミーティングを行い、自由な発言を促す。

　※実際にBarでミーティングするわけではないです

・Facebook

ウォーキングミーティング

→軽い運動中のほうが、クリエイティビティが上がり、よい発想が生まれる。

今回は以上です。

１日の始まりに、課題に対するアクションを明確にし生産性を劇的に上げる

早朝会議や、他の企業が実践している効率化の取り組み。

当社でも「朝会」の呼び名で早朝に会議を行っているチームがあると思います。

本日ご紹介した会議からエッセンスを取り入れてみてはいかがでしょうか。