「会議が予定の時間に終わらない・・・」
資料も作成し、アジェンダも展開済み、会議は準備万端！
でもいざ会議に挑むと時間通りに終わらない・・・
そんなことはよくありませんか？
会議を予定通りの時間で終わらせるためには、常に時間を意識して
現在の進行状況を把握し、状況に応じた対応を行う必要があります。
今回は、時間を意識することで会議をスムーズに進行するコツと、
会議効率化委員会おすすめのタイマーアプリ3選をご紹介いたします。
【時間を意識する】
会議中、時間を意識することはとても重要です。
以下の例を見てください。
① 開始時間５分を過ぎても、参加者が集まってこない！
② あと10分以内にブレストの案が出きらないと、終了時間までに結論が出せない・・・
③ ひとつめの議題の結論が早く出た結果、時間が7分余った。
これらは、様々な要因で当初の見積もりから会議の予定時間がズレたケースです。
ただし、一概に改善できる問題ではない場合もあり、状況によってはこうなります。
① 開始時間５分を過ぎても、参加者が集まってこない！
→ 「前の会議が長引いた」などの外部要因の問題もある
② あと10分以内にブレストの案が出きらないと、終了時間までに結論が出せない・・・
→ 無理矢理終わらせると中途半端な結論になる懸念がある
③ ひとつめの議題で結論が早く出た結果、時間が7分余った。
→ むしろ喜ばしい事態
こうなると、直接的な改善は難しいですよね。
③に至っては改善不要です。
ただし①～③のように、会議の時間状況を正確に把握していれば
「残された（余った）時間は何分か？」
「残された時間で決定できるものはなにか？」
を判断できた結果、その後の対応策がスムーズに決定できます。
当初の見積もりとプラスマイナス何分の状況にあるか把握する
(＝時間を意識する)ことで、ズレの対応がしやすくなり、
会議進行が劇的に改善する可能性があります。
今いちど、時間を意識し状況に応じた対応を心がけてみてください。
【おすすめタイマーアプリ】
時間を意識して管理しようと思っても、逐一自分で時計を気にして
会議を進行していては非効率ですよね。
そんなとき、タイマーアプリを利用すれば意識せずとも自動で
時間をお知らせしてくれます。
今回は、比較的簡単に使えるタイマーアプリを選定しましたので
導入もしやすいと思います。
(宮原もすぐ使えました)
【iOS】見えるプレゼンタイマー
・議題ごとに時間配分を設定可
・議題の残り時間がひと目でわかる
【Android】OK Timer
・アラームが鳴る時間を複数設定可
・時間表示が大きくわかりやすい
【windows】focus booster
・最前面に表示されるので会議時にプロジェクターに映して使える
・画面の邪魔にならないミニタイマー表示あり
タイマーは上で挙げた以外にも、多数のアプリが世に出ていると思います。
もし愛用しているタイマーがあれば私にも教えてください！
今回は以上です。
会議の時間管理はとても難しく、なかなか思ったとおりには進まない
ことが多いと思います。
是非、今回ご紹介したタイムキーピング手法を利用して会議の効率化
を図ってはいかがでしょうか。
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